Saneamento e importação de dados

“Lixo entra, lixo sai.” A qualidade dos dados no primeiro dia define a experiência do cliente nos meses seguintes. Por isso, limpe antes de importar.

O que costuma ser migrado

• Cadastros: clientes, fornecedores, transportadoras, funcionários.
• Produtos e serviços: com códigos, descrições, unidades, preços e dados fiscais.
• Estoque: saldos iniciais por depósito (e lote e validade, quando aplicável).
• Financeiro: títulos em aberto a pagar e a receber.

Nem tudo precisa migrar. Histórico antigo pode ficar no sistema anterior, consultável por um período.

Etapas do saneamento

1. Levante as fontes (planilhas, sistema antigo, cadernos).
2. Padronize: nomes em um formato único, CPF e CNPJ sem erros, telefones e endereços completos, unidades de medida consistentes.
3. Elimine duplicidades: mesmo cliente com grafias diferentes, produto cadastrado duas vezes.
4. Complete campos obrigatórios e dados fiscais dos produtos (com apoio do contador).
5. Valide com o cliente: ele conhece os próprios dados melhor que você.

Dica para produtos

Produtos são o campo mais sensível. Combine com o cliente: códigos, descrição padrão, grupo, unidade, preço, e as informações fiscais. Se há grade (tamanho e cor), planeje a estrutura antes de importar.

Importação

• Use o modelo de planilha do sistema e preencha com os dados limpos.
• Importe um lote pequeno primeiro e confira.
• Só depois importe o restante.
• Guarde as planilhas originais e as de importação (com data).

Segurança e IA

Para planejar as regras de limpeza, a IA ajuda muito: gerar o modelo de planilha, sugerir padrões e listar problemas comuns. Mas não cole dados reais de clientes em uma IA: use exemplos fictícios, ou descreva a estrutura, nunca o conteúdo.

Erros comuns

• Importar tudo de uma vez, sem teste.
• Deixar a limpeza para “depois do go-live”.
• Não ter um responsável do lado do cliente validando.

Na prática

Crie o plano de saneamento com o exercício abaixo e execute com uma amostra de 50 registros. Ajuste as regras antes de tratar a base inteira.

Vou migrar os dados de um cliente do segmento [SEGMENTO] para o ERP. Descrevo as planilhas que ele tem: [DESCREVA COLUNAS E PROBLEMAS]. Escreva um plano de saneamento em etapas: regras de padronização (nomes, CPF/CNPJ, telefones, endereços, unidades de medida), como identificar e tratar duplicidades, campos obrigatórios, tratamento de dados faltantes, modelo de planilha de importação (colunas) e checklist de validação. Não use dados reais de clientes neste chat: trabalhe só com exemplos fictícios.