Roteiro de diagnóstico do cliente

Uma implantação bem-sucedida começa antes do sistema: com uma boa conversa. O diagnóstico evita configurar o que o cliente não usa e esquecer o que ele não pode ficar sem.

Por que o diagnóstico importa

As implantações que dão errado costumam ter causas parecidas: processos mal definidos, falta de participação da equipe, dados sujos e prazos irreais. Quase todas aparecem no diagnóstico, se você perguntar.

O roteiro em 8 blocos

1. Negócio e estrutura: ramo, tamanho, número de unidades, quem manda e quem opera.
2. Vendas e atendimento: como vendem hoje (balcão, orçamento, representantes, loja virtual), quem fatura.
3. Estoque e compras: quantos itens, depósitos, grade, lote e validade, quem compra e como.
4. Financeiro: contas a pagar e receber, bancos, boletos, conciliação, centros de custo.
5. Fiscal: que documentos emitem (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, MDF-e), regime tributário, certificado digital, quem é o contador.
6. Equipe: quantos usuários, perfis, familiaridade com sistemas, disponibilidade para treinamento.
7. Sistemas e dados atuais: o que usam hoje, que dados migrar, qualidade desses dados.
8. Expectativas e prazo: o que esperam do novo sistema, data-alvo, o que acontece se atrasar.

Como conduzir

• Ouça mais do que fala. Anote com as palavras do cliente.
• Peça exemplos: “me mostra como emite uma nota hoje”.
• Identifique o responsável do lado do cliente (a pessoa que decide e acompanha).
• Envolva o contador desde o início nos temas fiscais.
• Registre tudo em um documento único de diagnóstico.

Sinais de risco

• Ninguém do lado do cliente com tempo para o projeto.
• Dados de produtos e clientes desorganizados ou duplicados.
• Prazo fixo e sem flexibilidade, ligado a eventos externos.
• Equipe resistente à mudança.
• Expectativa de “o sistema resolve tudo sozinho”.

O papel da IA

Ela ajuda a montar o roteiro, organizar as respostas em um relatório e apontar lacunas. Nunca cole dados sensíveis do cliente (documentos, senhas, certificados) em uma ferramenta de IA.

Na prática

Gere o seu roteiro com o exercício abaixo e use na próxima conversa com um cliente. No fim, resuma em uma página: situação atual, dores, riscos e o que será priorizado.

Atue como consultor de implantação de ERP para PMEs. Vou implantar o Venda ERP em uma empresa do segmento [SEGMENTO]. Monte um roteiro de diagnóstico em formato de entrevista, com perguntas agrupadas por: negócio e estrutura; processos de venda e atendimento; estoque e compras (se houver); financeiro e cobrança; fiscal (documentos emitidos e certificado); equipe e usuários; sistemas e dados atuais; expectativas e prazo. Marque as perguntas essenciais e acrescente uma lista de sinais de risco para eu observar.