Saiba a importância da emissão de notas

Saiba a importância da emissão de notas

A emissão de nota fiscal é obrigatória e muito importante para manter a empresa regularizada quando se trata em questões fiscais. Ela é um documento fiscal que informa dados de impostos, produtos, valores e data da realização, e ainda, comprova a garantia da mercadoria. Dessa forma, tanto o empreendedor quanto o cliente têm acesso a essas informações.

Como principal objetivo, se destaca o registro do processo de compra, venda, remessas, retornos, transferências, devolução, e até mesmo complemento de impostos. Além disso, existem diferentes modelos de notas, como NF-e, NFC-e, CF-e SAT, NFS-e, MDF-e e CT-e.

Saiba como a emissão de notas é importante para qualquer negócio. Fizemos este artigo, destacando os pontos mais relevantes. Acompanhe!

Quais são os modelos de notas

Os modelos de notas fiscais variam de acordo com a atividade operacional da empresa. Normalmente as que realizam vendas online emitem NF-e, pelo fato de o consumidor não estar presente fisicamente no momento. Mas também, existem outros casos que ocorrem a emissão de NF-e, como para compra e venda de mercadorias para pessoas jurídicas.

Já quando estão presentes no estabelecimento, pode ser emitida ao consumidor a NFC-e ou CF-e SAT, também conhecidos como cupom fiscal. Aquelas empresas que são prestadoras de serviço, por sua vez, realizam a emissão de NFS-e, especificamente para serviços. E por fim, mas não menos importante, há aquelas organizações que realizam entregas de mercadorias, em que é necessária a emissão de MDF-e ou CT-e para que realizem o transporte.

Verifique abaixo os detalhes de cada uma delas.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Este documento está associado à venda e compra de produtos, e é responsável por validar o recolhimento de impostos sobre a comercialização de mercadorias. Também são descritas informações de cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), os quais são enviados para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Além da finalidade normal, sendo compra e venda, a NF-e também possui outras finalidades na sua emissão. Por exemplo: notas de remessa, retorno, devolução, transferência, ajuste, complementar, etc. Ainda, de acordo com o CFOP informado na nota, é possível realizar notas de importação, exportação, como outras diversas.

A adoção da nota fiscal eletrônica nas empresas traz muitos benefícios, como o envio dos dados por e-mail, sem necessidade de impressão e mais praticidade nas operações. Assim, fica mais simples prestar atenção aos detalhes burocráticos do dia a dia.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

Este documento digital fiscal serve para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. É similar ao cupom fiscal, visto que a NFC-e é considerada a evolução natural das antigas notas emitidas pelo ECF.

A Nota Fiscal de Consumidor é emitida quando o cliente realiza uma compra fisicamente no estabelecimento. Assim que a venda for registrada no frente de caixa, as informações tributárias dos produtos são trazidas de forma automática e são transmitidas para a SEFAZ.

Para que seja possível realizar a emissão de NFC-e, é necessário possuir alguns requisitos. São eles: acesso a internet; certificado digital; credenciamento junto à SEFAZ; possuir um programa emissor de NFC-e; a Inscrição Estadual precisa estar habilitada para emissão de notas; e ter o CSC (Código de Segurança do Contribuinte).

CF-e SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos)

Antes de mais nada, é importante ressaltar que esse documento é emitido especificamente por empresas do estado de São Paulo. Ele é semelhante a NFC-e, porém, para que seja possível realizar a emissão, ao invés de adquirir o CSC, o empreendedor precisa de um equipamento SAT.

Resumidamente, esse documento serve para documentar de forma eletrônica todos os arquivos e operações do comércio de varejo no Estado.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

A NFS-e é a nota fiscal realizada especificamente para a prestação de serviço. Elas são enviadas à prefeitura onde o CNPJ da empresa está inscrito. Isso ocorre pelo fato de que esse documento está relacionado ao ISS (Imposto Sobre Serviço), o qual é tributado pelo município.

Dessa forma, o município oferece aos empresários a emissão desse documento diretamente no site da prefeitura. Porém, também é possível que empresas emitem esse modelo de nota fiscal diretamente pelo ERP que possuem. Assim, todas as informações ficam armazenadas em apenas uma plataforma.

Além de ser uma atitude ética, a emissão de NFS-e combate a sonegação de tributos, ajuda no controle de gastos e identifica os impostos a serem pagos.

Saiba sobre a diferença entre NFS-e e NF-e através deste artigo: Entenda qual a diferença entre as notas NF-e e NFS-e

MDF-e (Manifesto do Documento Fiscal Eletrônico)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento fiscal digital. É como uma nota fiscal eletrônica, que serve para vincular todos os outros documentos fiscais que foram emitidos e utilizados em uma operação ou prestação de serviços de transporte para uma carga específica.

Sendo assim, transportadoras ou empresas que prestam serviço de transporte de cargas são aquelas que precisam emitir o MDF-e. Sua função principal é agilizar o registro em lote dos documentos fiscais e identificar as demais características do transporte. Enfim, esse manifesto é como um resumo das operações de transporte, informando dados do veículo, do motorista, da origem e do destino da carga.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é um documento fiscal eletrônico utilizado quando existe uma prestação de serviço de transporte de cargas em âmbito nacional, entre municípios ou entre estados da federação. Sua emissão é necessária e obrigatória para serviços de transporte em qualquer um dos modais: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Esse documento identifica o remetente e o destinatário da carga, bem como o trajeto a ser realizado. Mas para que empresas possam emitir esse Conhecimento de Transporte, precisa estar credenciada na Secretaria da Fazenda e possuir as inscrições das unidades federativas, onde irá prestar os serviços.

A importância da emissão de notas

A nota fiscal pode ser considerado um recibo fiscal. Além de ser um documento de emissão obrigatória, também possui finalidade de registrar o recolhimento de impostos. Também tem o objetivo de anular outra nota fiscal. Isso ocorre em casos que houve a emissão de uma nota, e em seguida ocorreu a devolução desse item. Então, é possível que realize uma nota inversa para anular a operação.

A emissão de documento fiscal é obrigatória devido ao fato que a receita federal utiliza desses documentos para calcular a movimentação financeira entre as atividades comerciais. Sendo assim, quando uma nota fiscal não é emitida, entende-se que os valores movimentados estão sendo omitidos. Em outras palavras, está havendo uma sonegação fiscal. Por isso que esse documento é de emissão obrigatória, independente do seu valor.

Documentos fiscais certificam que as mercadorias e serviços prestados estão legalizados e registrados perante a lei. Com certeza, estar em dia com o fisco aumenta a credibilidade de qualquer negócio, tanto para empresa, quanto para clientes ou fornecedores. Dessa forma, as partes interessadas ficam cientes de que estão adquirindo um produto ou serviço de qualidade.

E não para por aí. Para o contador, as notas fiscais facilitam muito no momento de realizar o fechamento das contas, pois possuem diversas informações contábeis. Então, dessa forma, fica mais eficiente realizar a contabilidade fiscal de uma organização e mantê-la ativa na operação.

Benefícios gerados pela emissão de notas

De acordo com o Jornal Contábil, a emissão de documentos fiscais promove diversos benefícios para o contribuinte, comprador e para a sociedade como um todo. Em vista disso, listamos alguns benefícios que a emissão da NF-e pode oferecer.

Para o contribuinte

  • Diminuição dos custos com impressão e materiais para impressão;
  • Diminuição de custos de envio;
  • Aumento do espaço de armazenagem de documentos;
  • Simplificação e redução de custo dos processos;
  • Otimização do tempo;
  • Aumento da segurança e sigilo de dados;
  • Incentivo de novas tecnologias (emissor de nota fiscal).

Para o comprador

  • Extinção de preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias;
  • Redução dos erros de preenchimento;
  • Criação de padrões dos contatos com as empresas;
  • Diminuição no consumo de papel;
  • Proteção da garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Para a sociedade

  • Incentivo do comércio eletrônico;
  • Diminuição dos impactos ambientais;
  • Probabilidade de aparecimento de novos negócios relacionados à emissão de nota fiscal.

Previna riscos com o fisco

O fisco é responsável pela arrecadação de tributos. Ou seja, é responsável por controlar, regulamentar e fiscalizar a legislação tributária. Dessa maneira, o fisco engloba três esferas: o fisco estadual, federal e municipal. Em outras palavras, ele verifica a conformidade das notas emitidas de acordo com sua esfera, de acordo com o tipo de produto ou serviço que a empresa realiza.

Por exemplo: o fisco estadual refere-se principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), o fisco federal incide especialmente sobre o IR (Imposto de Renda) e o municipal é referente às responsabilidades do município, como, por exemplo, o ISS (Imposto sobre Serviços).

Engana-se quem acha que não emitir notas fiscais, falsificá-las ou omitir os valores passarão despercebidos. Essas práticas são ilegais, também conhecida como sonegação fiscal, e as consequências são severas. De acordo com o Portal Tributário, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1° da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

Então, reforçando o que foi dito anteriormente, as empresas devem cumprir com a emissão das notas para se manterem em regularidade e para prevenção de problemas com o fisco.

Utilização de sistema ERP para emissão de notas

Empresas que utilizam sistemas ERP possuem grande agilidade na emissão de notas. Isso ocorre pelo fato de o usuário realizar a configuração dos tributos para serem informados automaticamente nos documentos. Além de evitar erros, em segundos a SEFAZ autoriza a emissão da nota.

Dessa maneira, todas as informações da empresa ficam armazenadas em um único local. Portanto, esse recurso automatiza os processos fiscais e integra as atividades da organização, auxiliando na melhoria da gestão empresarial.

No momento de realizar balanços e faturamos, tudo se torna mais fácil, pois os dados já estão registrados no sistema. Isso garante o máximo de rapidez e segurança na hora de fazer a contabilidade e os processos tributários de sua empresa.

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