Processos gerenciais: dicas especiais para administrar bem sua empresa

Processos gerenciais: dicas especiais para administrar bem sua empresa

Todo empreendedor, ao abrir sua empresa, sonha com um negócio prospero, tanto financeira quanto mercadologicamente. Para atingir esse objetivo, é preciso muito mais do que dedicação e perseverança. É preciso também uma boa gestão, marcada por processos gerenciais bem definidos e controlados.

Para que você possa fazer isso com eficiência, preparamos este artigo! Com ele você vai conhecer como definir, mapear e mensurar seus processos gerenciais. Com estas informações você poderá entender como seus objetivos podem ser alcançados através das atividades desempenhadas no dia a dia da empresa.

Você poderá entender como identificar todos os processos da empresa e gerenciá-los da melhor forma. Os resultados são a redução de erros, minimização de custos, potencialização dos ganhos, e aumento de produtividade, itens essenciais para o sucesso do seu negócio.
e construir uma marca de sucesso.

Quais são processos presentes em uma empresa?

Os processos de uma empresa normalmente são divididos em três grandes grupos, que são:

  • Processos Primários: também chamados de processos finalísticos, são aqueles essenciais, que representam as atividades que devem ser desempenhadas para que a empresa alcance seus objetivos. Outra característica é que esses processos são aqueles que possuem relação direta com o cliente, e são mais palpáveis para o consumidor, como o processo comercial.
  • Processos de Suporte: estes são os processos que oferecem o suporte necessário para a correta execução dos processos primários. Embora esses processos agreguem valor ao produto final, eles são caracterizados como procedimentos internos.
  • Processos Gerenciais: este grupo representa os processos que possuem o objetivo de coordenar e controlar as atividades da empresa. Eles são responsáveis por garantir a boa execução dos processos primários e de suporte, e são úteis para o gestor traçar planos e acompanhar as operações de antes, durante e depois dos demais processos.

Como mapear os processos gerenciais

Como você pode perceber acima, os processos gerenciais são essenciais para manter as atividades da empresa em ordem. Por isso, o gestor deve criar um mapeamento de processos para sistematizar todo o fluxo de atividades da organização, e transformando esses processos uma parte importante da cultura organizacional.

Para conseguir realizar um mapeamento eficiente, confira algumas dicas:

  • Identifique colaboradores e suas responsabilidades: comece definindo as responsabilidades e os papéis de todos os colaboradores. Desta forma, cada um saberá sua importância dentro do processo e você poderá determinar um gestor que possa supervisionar a execução.
  • Acompanhe as entradas e saídas: para que um processo seja bem executado, ele precisa de ponto inicial, também chamado de “entrada”, que representa o gatilho que faz o processo começar a acontecer. Depois que todo o processo é cumprido, ele gera uma entrega de valor, ou “saída”, que é o resultado gerado pelo processo. Busca sempre acompanhar as entradas e saídas e identificar cada uma delas.
  • Analise o suporte: automatizar os processos é muito comum, pois isso ajuda a equipe a ganhar tempo. Mas para isso, é necessário analisar as ferramentas utilizadas e como elas resolvem problemas de execução dos processos, sem comprometer os dados futuros nem gerar falhas.
  • Defina os gargalos: o mapeamento é essencial para que o gestor possa enxergar possíveis gargalos e falhas, e propor melhorias antes que a situação torne-se insustentável. Para isso, você pode definir processos de contingência para casos extremos, criar filas de priorização,e analisar a implantação das mudanças de forma gradual, para que não se torne cansativo.
  • Padronize e elabore documentos: por fim, uma etapa essencial do mapeamento é documentar os processos. Essa documentação deve ser utilizada para alinhar os processos entre todos da equipe, e facilitam o monitoramento e a otimização dos processos gerenciais.

O grande segredo da gestão dos processos gerenciais: mensurar resultados

Para que você saiba que seus processos são realmente eficientes, é preciso medir os resultados. Para isso, o primeiro passo é estabelecer o objetivo da mensuração, que varia conforme o tipo de processo.

Por exemplo, nos processos primários, a mensuração deve ter como foco a satisfação do cliente. Já nos processos de suporte, deve ser usada uma visão mais holística da organização e se nortear pela visão do cliente. Por fim, nos processos gerenciais, devem ser medidos os resultados com foco na administração e nos recursos da empresa. Em cada um dos processos, a mensuração deve ser feita considerando três dimensões de desempenho: eficiência, eficácia e efetividade.

Considerações finais

Uma boa gestão dos processos gerenciais, primários ou de suporte é essencial para construir um caminho de sucesso para a empresa. Por isso, esperamos que as dicas deste artigo tenham sido úteis para que você entenda a importância de definir, mapear e mensurar os processos da sua empresa, para que possa ter bons resultados e construir uma marca de sucesso.

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