8 dicas para prestar um bom suporte sobre o seu sistema de gestão

8 dicas para prestar um bom suporte sobre o seu sistema de gestão

Ter o seu próprio ERP vai alem de vender a solução. Também é preciso oferecer toda a assistência necessária para que o seu cliente possa utilizar bem as ferramentas e não trocar de sistema. Estamos falando do suporte.

Prestar suporte significa auxiliar o cliente em dúvidas ou erros da aplicação, adequação de processos, entre outros. Para ter sucesso nesta área, é importante desenvolver uma estratégia de atendimento e prestação de suporte, que alinhe todos os atendentes. Essa área é muito importante, pois ajuda a melhorar a satisfação do usuário e sua permanência no sistema.

Para lhe ajudar, preparamos este artigo. Você vai conferir algumas dicas de atendimento e de ações que pode realizar para efetuar um bom suporte e manter seu cliente sempre satisfeito. Confira!

1. Pratique a empatia

Empatia significa colocar-se no lugar do outro, sentir o que sente a outra pessoa em cada situação. Praticar a empatia é essencial para prestar um bom atendimento, por isso, essa é a primeira dica.

  • Separamos algumas outras que vão lhe ajudar a prestar um bom atendimento:
  • Procure avaliar constantemente como você se comunica com os outros;
  • Seja paciente, cordial e profissional em todos os atendimentos;
  • Ouça sempre as necessidades do cliente, para depois oferecer soluções que sejam aplicadas em cada caso;
  • Evite utilizar jargões e termos técnicos, pois muitos clientes não irão entender;
  • Só faça promessas que você pode cumprir;
  • Estude todos os conteúdos que você precisa saber para prestar um bom atendimento.

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2. Construa uma base de conhecimento

Todas as soluções para possíveis dúvidas podem ser documentadas em uma base de conhecimento compartilhada com seus clientes. Ou seja, para cada atendimento feito, você pode documentar os problemas e como eles foram solucionados em uma base de conhecimento, compartilhada de forma online. Assim, os clientes podem consultar as informações e esclarecer as dúvidas sem precisar do seu atendimento direto.

3. Faça uma triagem das solicitações

Quando falamos de suporte e helpdesk, podem surgir as mais diversas dúvidas e solicitações. A equipe deve ter capacidade para diferenciar quais são os problemas urgentes e que exigem uma alta prioridade, daqueles menos importantes. Essa triagem também será importante para que você resolva as dúvidas simples também de maneira simples, permitindo focar mais nas questões mais importantes.

4. Foco na solução já no primeiro contato

Todo atendimento deve ser feito com o foco na solução já no primeiro contato. Isso significa que, assim que o cliente entra em contato com o suporte, o foco deve ser na solução imediata do problema. Com essa cultura você poderá notar um efeito muito positivo no seu fluxo de trabalho e na satisfação do cliente.

5. Mantenha o histórico dos usuários

Essa dica também é muito importante para trazer agilidade aos seus atendimentos. Quando você mantém um histórico de todos os chamados do usuário, pode consultar as informações e identificar a causa de alguns problemas com base nisso. Isso também é útil quando os problemas se tornam recorrentes, pois quando o usuário solicitar suporte, qualquer técnico poderá ajudá-lo.

6. Faça suporte por acesso remoto

A tecnologia traz muitas formas de ajudar seu suporte, seja pela base de conhecimento que já citamos, ou pela possibilidade de acesso remoto. Através deste tipo de conexão, o atendente pode estabelecer uma conexão com o computador do usuário que precisa atendimento, economizando tempo e energia de todos.

7. Agende os próximos contatos

Quando sua equipe precisa reparar um erro, seja por acesso remoto ou presencial, marque uma data e horário para conversar com o cliente. Assim, você compromete a participação do cliente e consegue manter seu fluxo de trabalho mais organizado. Isso será essencial para que você resolva mais assuntos em menos tempo!

8. Peça feedback dos clientes

A melhor forma de evoluir o atendimento é saber onde você esta errando. E ninguém melhor que o cliente para lhe mostrar isso! Por isso, crie um sistema de avaliação dos chamados, onde o cliente pode mencionar o que achou do atendimento recebido. Assim, você vai saber onde esta acertando e onde precisa melhorar.

Considerações finais

O suporte é uma área de atendimento essencial em qualquer empresa que vende sistema de gestão. Ele precisa atender aos clientes de maneira cordial e no tempo adequado, pois é isso que vai determinar a satisfação dos clientes. Por isso, aproveite as dicas deste artigo para melhorar seu atendimento de suporte.

Tem mais alguma dica para acrescentar? Comente abaixo e compartilhe conosco!

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