Como tornar as reuniões de trabalho mais produtivas

Como tornar as reuniões de trabalho mais produtivas

Um dos maiores desafios dentro de uma empresa é atingir uma boa relação entre o tempo empregado na realização de determinada tarefa e o retorno em dinheiro.

Nesse sentido, as reuniões de negócios são um grande sabotador desse processo. Você já esteve por horas em uma reunião e saiu dela sem que absolutamente nada fosse concluído ou esclarecido?  Isso acontece com bastante frequência em todo tipo de negócio.

Em contrapartida, algumas estratégias podem ser adotadas para transformar essa cultura de reuniões infrutíferas. Logo, ao aplicar métodos de organização e otimização de resultados, você perceberá um melhor aproveitamento do tempo das reuniões. O que, por sua vez, a médio e longo prazo gerará impactos positivos nos negócios, sem comprometer a produtividade dos participantes.

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6 Passos para ter reuniões mais eficientes a partir de agora

1. Defina e compartilhe com antecedência os motivos da reunião

Um erro comum que muitas empresas cometem é marcar reuniões sem motivos. Com reuniões semanais já agendadas, tudo fica no piloto automático e os encontros acabam sendo usados para conversas improdutivas. Antes de marcar uma reunião, pergunte-se: por que vamos nos reunir? Qual a finalidade? Quais os objetivos?

Geralmente as reuniões têm que estar vinculadas à troca necessária de informações, coordenação de projetos, cronogramas e atribuições, novos procedimentos ou operações, planejamento de metas e definição de objetivos ou estratégias, resolução de problemas ou reflexão sobre as oportunidades, decisão das prioridades e apresentação de resultados. Também podem ser uma reunião mais informal, de socialização com a equipe ou comemoração de performance. Por certo, independente do motivo, o importante é ter um objetivo previamente definido e claro para todos de antemão.

2. Convoque os participantes essenciais

Pense bem na hora de chamar a sua equipe para a reunião. Nada pode ser pior que fazer seus companheiros de trabalho perderem tempo com uma reunião que não lhes diz respeito. Ou pior, que poderia ter sido apenas um e-mail.

Certifique-se de que as pessoas-chaves estejam presentes na reunião para que não seja perda de tempo. É importante também que cada uma delas saiba previamente, além do assunto, qual o seu papel no encontro, como apresentar um relatório da área, por exemplo. Assim, ela pode preparar o material e levantar os dados que precisam ser compartilhados.

3. Agende o local com antecedência

Confirme também se há disponibilidade na sala de reuniões que pretende usar e faça o agendamento com antecedência. Verifique se há espaço suficiente para os participantes e materiais que precisam ser utilizados, como projetor e telefone para a call.

4. Crie uma pauta

Vá ao encontro com uma pauta já estabelecida. Anote os tópicos que precisam ser abordados por ordem de prioridade e estime o tempo que será necessário para realizar cada tarefa.

5. Seja breve

Organize-se para que a reunião seja eficiente e produtiva. Nada de enrolação, tenha objetividade e clareza na abordagem dos assuntos. Por fim, busque sempre resolver as situações de modo prático, considerando o que é melhor para a empresa.

Seja direto e objetivo na introdução do assunto. É importante ser flexível, mas conduza o encontro de modo que os participantes não saiam muito do tema e não percam tempo em conversas improdutivas e que pouco contribuem para o assunto em questão.

6. Faça pequenas pausas nas reuniões, quando necessário

Enfim, sabemos que em raras exceções é necessário que algumas reuniões durem mais que o costume. Nesse caso, se a reunião for longa para discutir um assunto importante, é fundamental dar um tempo para que os participantes possam ir ao banheiro, tomar uma água e se alongar. Do contrário, não estarão atentos, nem dispostos a ouvir e agregar conhecimentos ao que está sendo discutido.

E então gostou desse conteúdo? Quer mais dicas sobre boas práticas nas empresas? Recomendamos a leitura do artigo: Como motivar e capacitar a sua equipe de vendas.

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